【摘 要】2008年教育部頒布第27號(hào)令，首次將“學(xué)生類(lèi)”檔案納入高校檔案工作范疇。由于沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)“學(xué)生類(lèi)”檔案的解析和如何開(kāi)展存在很大爭(zhēng)議。筆者認(rèn)為“檔案工作的最終目的”是提供利用服務(wù)，學(xué)生產(chǎn)生的檔案材料只要是對(duì)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)有利用價(jià)值的，都可以看作“學(xué)生類(lèi)”檔案材料。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生 檔案工作 “學(xué)生類(lèi)”檔案

2008年9月教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱(chēng)：27號(hào)令），首次明確將“學(xué)生類(lèi)”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規(guī)性、指導(dǎo)性文件，27號(hào)令并未頒布其實(shí)施細(xì)則，只指出“學(xué)生類(lèi)”檔案的歸檔范圍?！皩W(xué)生類(lèi)”檔案是否就是學(xué)生個(gè)人檔案，“學(xué)生類(lèi)”檔案工作如何開(kāi)展？

目前高校“學(xué)生類(lèi)”檔案工作的現(xiàn)狀

1.國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì) “學(xué)生類(lèi)”檔案解析存在很大分歧

一部分學(xué)者認(rèn)為高?！皩W(xué)生類(lèi)”檔案僅僅是指學(xué)生的個(gè)人檔案，也就是高校大一新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，由學(xué)生管理部門(mén)或檔案機(jī)構(gòu)暫時(shí)管理的，學(xué)生畢業(yè)后又流轉(zhuǎn)到用人單位人事部門(mén)或是人才交流中心的學(xué)生人事檔案；而也有部分學(xué)者認(rèn)為“學(xué)生類(lèi)”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期保存；還有部分學(xué)者認(rèn)為，“學(xué)生類(lèi)”檔案是由學(xué)生的個(gè)人檔案和十大類(lèi)中涉及學(xué)生個(gè)人資料兩部分組成，其中學(xué)生個(gè)人檔案是可以理解為暫時(shí)保管，但在教學(xué)類(lèi)中，如增加學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表等。

2.目前絕大部分高校在27號(hào)令下發(fā)之后，“學(xué)生類(lèi)”檔案管理工作并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展

27號(hào)令下發(fā)之前，學(xué)生檔案一般是指的學(xué)生個(gè)人檔案，一般是由高校的學(xué)生管理部門(mén)進(jìn)行管理，學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)并不參與管理。27號(hào)令頒布之后，“學(xué)生類(lèi)”檔案與其他類(lèi)十類(lèi)檔案一同被納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，由于27號(hào)令并未出臺(tái)其實(shí)施細(xì)則，缺乏實(shí)際的、可操作性的措施，再加上學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門(mén)較多，內(nèi)容又較為復(fù)雜，同時(shí)高校專(zhuān)職檔案人員數(shù)量較少。因此，目前絕大多數(shù)高校仍然是由學(xué)生管理部門(mén)管理學(xué)生的個(gè)人檔案。而檔案機(jī)構(gòu)并未對(duì)“學(xué)生類(lèi)檔案”工作有實(shí)質(zhì)性開(kāi)展。

從“檔案工作的最終目的”看“學(xué)生類(lèi)”檔案內(nèi)涵

什么是“檔案”？自古以來(lái)不同的國(guó)家、學(xué)者對(duì)“檔案”具體定義的探討從來(lái)沒(méi)有停息過(guò)。但不同的國(guó)家和學(xué)者都不約而同地認(rèn)為，為利用者提供利用服務(wù)是檔案的工作的最終目的。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出“做好檔案的社會(huì)服務(wù)是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見(jiàn)，高校學(xué)生產(chǎn)生的只要是對(duì)學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案材料都可以被稱(chēng)為“學(xué)生類(lèi)”檔案。為新時(shí)期指導(dǎo)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，將“學(xué)生類(lèi)”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機(jī)構(gòu)“以人為本” 服務(wù)學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)的重要體現(xiàn)和新時(shí)代的要求。

做好“學(xué)生類(lèi)”檔案工作的幾點(diǎn)建議

1.“學(xué)生類(lèi)”檔案工作的順利開(kāi)展，領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心是關(guān)鍵

“學(xué)生類(lèi)”檔案工作是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予關(guān)心和重視。27號(hào)令指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”。高校校長(zhǎng)要批準(zhǔn)“學(xué)生類(lèi)”檔案工作制度，要將“學(xué)生類(lèi)”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學(xué)生類(lèi)”檔案工作提供充足的人力、物力和財(cái)力。

2.“學(xué)生類(lèi)”檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理

27號(hào)令明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)”。高校檔案機(jī)構(gòu)能更好地收集整理檔案和為利用者服務(wù)。一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際的工作中更了解學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)對(duì)“學(xué)生類(lèi)”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學(xué)生類(lèi)”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員在檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)技能方面都普遍高于部門(mén)兼職檔案人員。

3.加強(qiáng)對(duì)“學(xué)生類(lèi)“檔案的宣傳力度

近年來(lái)畢業(yè)生回母校查詢(xún)個(gè)人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業(yè)生不清楚自己的個(gè)人檔案有沒(méi)有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業(yè)生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補(bǔ)辦?？梢钥闯?，很多學(xué)生和用人單位對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案不是很重視。高校應(yīng)該通過(guò)各種渠道宣傳“學(xué)生類(lèi)”檔案的重要性：一方面，對(duì)內(nèi)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)教育；另一方面，對(duì)外通過(guò)高校網(wǎng)站、檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站宣傳“學(xué)生類(lèi)”檔案的內(nèi)容、價(jià)值、重要性等。

4.關(guān)口下移，加強(qiáng)對(duì)“學(xué)生類(lèi)”檔案材料的收集和規(guī)范管理

“學(xué)生類(lèi)”檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，需要有高校檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，學(xué)院各學(xué)生工作部門(mén)、管理部門(mén)共同協(xié)助才能做好。專(zhuān)職檔案人員要經(jīng)常深入相關(guān)“學(xué)生類(lèi)”檔案產(chǎn)生部門(mén)，督促兼職檔案員做好平時(shí)歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進(jìn)行手把手、面對(duì)面的技術(shù)指導(dǎo)與服務(wù)，針對(duì)問(wèn)題及時(shí)提出解決方案，真正做到“關(guān)口前移，重心下移”，確?！皩W(xué)生類(lèi)”檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

為學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)提供利用服務(wù)是開(kāi)展“學(xué)生類(lèi)”檔案工作的最終目的。高校檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在實(shí)際工作中有意識(shí)地、自覺(jué)地開(kāi)展和改進(jìn)“學(xué)生類(lèi)”檔案工作方法，才能更好為學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)服務(wù)。

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