【摘 要】文章立足我國全面深化教育改革，著力構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的時代大背景，剖析高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和問題，提出在就業(yè)自主多項(xiàng)選擇的新形勢下，學(xué)生檔案工作要樹立市場導(dǎo)向、以人為本、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)就業(yè)的管理理念，加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化建設(shè)，與時俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，為提升高校學(xué)生教育管理水平作好應(yīng)有貢獻(xiàn)?！娟P(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業(yè)教育工作會議的召開，對現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)作出了頂層設(shè)計，成為助推職業(yè)教育再認(rèn)識、再改革、再發(fā)展的強(qiáng)勁動力。作為學(xué)校管理不可缺失的學(xué)生檔案管理，如何盡快適應(yīng)這一新情況尤為關(guān)鍵，這就要求我們要緊跟發(fā)展需要，科學(xué)分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創(chuàng)新的思維，大力推進(jìn)高校學(xué)生檔案工作同步發(fā)展。

高職院校學(xué)生檔案管理工作基本情況

1.機(jī)制和隊伍狀況

目前，高職院校學(xué)生檔案管理最普遍的形式是劃歸學(xué)生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)、獎懲情況、參加社會實(shí)踐等檔案材料的提供以及學(xué)生檔案的移交、發(fā)放工作。有些學(xué)校劃歸教務(wù)處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個別學(xué)院將其納入學(xué)院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進(jìn)的設(shè)施和專業(yè)管理隊伍。

2.歸檔內(nèi)容和管理手段

高校學(xué)生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學(xué)負(fù)責(zé)建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現(xiàn)和評價。以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，主要包括學(xué)生二三學(xué)年的綜合素質(zhì)測評表、學(xué)生成績登記冊、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生分配就業(yè)報到證存根、體檢表、學(xué)生獎勵評優(yōu)表、違紀(jì)處分表以及黨團(tuán)組織材料等。目前大多數(shù)院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時建檔和新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)前集中建檔。畢業(yè)生檔案由分院下發(fā)學(xué)生自行攜帶或由分院統(tǒng)一郵寄轉(zhuǎn)交，遺留檔案交回學(xué)生檔案管理部門，造冊登記，封存保管。

高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.各級人員的思想認(rèn)識不到位

一是學(xué)校層面普遍對檔案工作的認(rèn)識和定位不高，沒有足夠重視；二是大多數(shù)畢業(yè)生對檔案持無所謂的態(tài)度；三是一些用人單位沒有正規(guī)的檔案流轉(zhuǎn)和管理機(jī)制，對學(xué)生檔案托管制度不夠完善。

2.學(xué)生檔案管理機(jī)制不順暢

高校學(xué)生檔案管理至今尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的管理機(jī)制和考核標(biāo)準(zhǔn)，許多學(xué)校只顧擴(kuò)大規(guī)模，無暇顧及學(xué)生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲設(shè)施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸存無規(guī)律，內(nèi)容不完整，流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范。

3.精細(xì)化程度不夠

目前大多數(shù)高校學(xué)生檔案依舊以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業(yè)生離校前，檔案的集中轉(zhuǎn)遞時間緊，歸檔環(huán)節(jié)多，工作繁重繁瑣，很難確保精準(zhǔn)化、精細(xì)化的效果。

4.積壓和丟失現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著人才流動、學(xué)生就業(yè)等條件和環(huán)境的不斷寬松以及一些單位對人事政審工作的不重視，致使部分學(xué)生對自己的檔案不聞不問、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出不及時，甚至個人保管時間過長，私自打開和丟失現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，有好多學(xué)生直到需要政審、調(diào)資、職稱晉升等時，才來學(xué)校查找補(bǔ)辦，給學(xué)校檔案管理工作和學(xué)生個人都帶來了極大不便。

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對策

1.提高認(rèn)識，更新管理理念

學(xué)生檔案是學(xué)生在不同階段在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想政治表現(xiàn)所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學(xué)習(xí)和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認(rèn)識，確立學(xué)生檔案在學(xué)校工作的重要地位；要堅持以人為本，服務(wù)學(xué)生的管理理念，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心；要以市場為導(dǎo)向，加強(qiáng)檔案管理方法和措施創(chuàng)新。

2.建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案管理程序

依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理的制度法規(guī)，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補(bǔ)辦以及積壓檔案管理制度和細(xì)則；根據(jù)學(xué)生檔案歸檔程序、歸檔內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時間，編制簡明扼要的工作流程；加強(qiáng)對檔案分類、著錄、編目和標(biāo)引分門別類、規(guī)范存放方面的日常管理，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，按照檔案理念和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行規(guī)范管理。

3.重視隊伍建設(shè)，加強(qiáng)對學(xué)生檔案精細(xì)化管理

要建立一支政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案事業(yè)，熱心為學(xué)生服務(wù)的專、兼職管理隊伍；要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、專題研討會等活動，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)；要鼓勵檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，凝練成果；要關(guān)心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵其不斷晉升技術(shù)職稱。

4.適應(yīng)發(fā)展需求，加快檔案信息化建設(shè)

要主動適應(yīng)檔案信息的數(shù)字化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，按照發(fā)展需要和檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)軟硬件基本條件建設(shè)；加強(qiáng)檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉(zhuǎn)送、借閱等管理水平和能力的培養(yǎng)；改進(jìn)服務(wù)方式，引進(jìn)或購置檔案管理工作官方軟件，加強(qiáng)開發(fā)和利用，加強(qiáng)與學(xué)校其他數(shù)字平臺的對接，實(shí)現(xiàn)共享資源。

現(xiàn)代職業(yè)教育改革與發(fā)展對高職學(xué)生檔案管理提出的新要求

全國職教會議召開以來，各省市無論是在出臺構(gòu)建中、高、本、專業(yè)學(xué)位研究生學(xué)歷上升通道的人才培養(yǎng)立交橋政策，還是致力于高考招考制度的改革，都更加突出地強(qiáng)調(diào)了學(xué)生平時表現(xiàn)、思想道德、個人特長、參與社會活動以及掌握職業(yè)技能等方面的綜合評價，對于學(xué)生成長過程中的動態(tài)表現(xiàn)要求有一個客觀、全面、準(zhǔn)確的記錄，而能夠承擔(dān)這一關(guān)鍵性任務(wù)的重要載體必然是學(xué)生檔案，因此，加快高校學(xué)生檔案管理改革已是勢在必行，積極探索切實(shí)可行的高效率、高質(zhì)量、高水平的檔案管理方法、機(jī)制和模式將會受到所有高校的普遍重視，高職院校的檔案管理工作也會迎來一個難得的發(fā)展機(jī)遇。