科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展以及廣泛普及和應(yīng)用給高職院校行政管理、教育教學(xué)工作帶來(lái)很多方便。畢業(yè)生電子檔案便是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它不僅使得畢業(yè)生檔案管理發(fā)展為電子化方式，方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位的快速查詢、保存，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程佐證。傳統(tǒng)的高職院校畢業(yè)生紙質(zhì)檔案主要包括：高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、體檢表、獎(jiǎng)懲資料、高中畢業(yè)登記表、黨（團(tuán)）材料、高校招生報(bào)名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業(yè)生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫(xiě)，學(xué)校僅此一份，一旦遺失或損壞將對(duì)學(xué)生就業(yè)和學(xué)校教育教學(xué)管理工作帶來(lái)諸多不便。因此，畢業(yè)生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應(yīng)從學(xué)生入學(xué)就開(kāi)始著手學(xué)生個(gè)人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設(shè)備等高科技方法實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理電子化，以保障畢業(yè)生檔案資料的真實(shí)性、完整性、永久性。此外，畢業(yè)生電子檔案同時(shí)具有方便存儲(chǔ)、快捷利用的優(yōu)越性，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：