[摘 要]“雙高”建設(shè)對(duì)高職院校國際化工作提出了新要求，其中外國留學(xué)生檔案管理是留學(xué)生教育管理的重要部分，提升外國留學(xué)生檔案管理水準(zhǔn)對(duì)外國留學(xué)生教育工作有重要作用。文章通過分析外國留學(xué)生檔案的特點(diǎn)及內(nèi)容，揭示了目前高職院校外國留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，提出了從制度建設(shè)、協(xié)調(diào)分工、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的角度進(jìn)行改進(jìn)提升的建議。

[關(guān)鍵詞]“雙高”建設(shè) 高職院校 外國留學(xué)生 檔案管理

基金項(xiàng)目：本文系楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院2019年人文社科類研究基金項(xiàng)目“互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案管理信息服務(wù)策略研究”（項(xiàng)目編號(hào)：GJ19126）。

2019年12月18日，教育部與財(cái)政部公布了中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃建設(shè)單位名單，陜西省共有包括楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院在內(nèi)的6所高職院校成功入選中國特色高水平高職學(xué)校建設(shè)單位。在《教育部財(cái)政部關(guān)于實(shí)施中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見》中，提升高職院校國際化水平是“雙高”建設(shè)的重要部分, 而外國留學(xué)生教育是國際化發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。因此，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院制訂了擴(kuò)大招收“一帶一路”沿線國家外國留學(xué)生的建設(shè)目標(biāo)，計(jì)劃結(jié)合學(xué)院地域優(yōu)勢(shì)及專業(yè)優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)更多國際化技術(shù)技能人才參與“一帶一路”建設(shè)，促進(jìn)中外人文交流。為了更好地提升外國留學(xué)生教育質(zhì)量，高職院校必須進(jìn)一步提升留學(xué)生教育服務(wù)與管理水平，而留學(xué)生的檔案管理就是提升留學(xué)生教育及管理質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán), 對(duì)于推進(jìn)留學(xué)生培養(yǎng)工作的可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義。由于高職院校的留學(xué)生工作總體上處于起步階段，所以在檔案方面缺乏完善的規(guī)章制度，實(shí)踐中不斷出現(xiàn)需要解決的問題?，F(xiàn)在“雙高”建設(shè)已經(jīng)啟動(dòng)，必須盡快形成一套行之有效的檔案管理方法，以促進(jìn)高職院校外國留學(xué)生工作的順利發(fā)展。

外國留學(xué)生檔案的特點(diǎn)及內(nèi)容

外國留學(xué)生的來源復(fù)雜，人才培養(yǎng)方案多樣，管理方式特殊，所以外國留學(xué)生檔案需要獨(dú)立歸檔。高職院校的外國留學(xué)生一般分為兩類：學(xué)歷留學(xué)生及非學(xué)歷留學(xué)生，學(xué)業(yè)正常結(jié)束后分別取得大專畢業(yè)證書和結(jié)業(yè)證書。所以外國留學(xué)生檔案從類別上可分為學(xué)籍檔案、課堂教學(xué)與實(shí)踐檔案、活動(dòng)檔案、重大醫(yī)療事件及突發(fā)事件檔案、校友檔案等。從時(shí)間上分為入學(xué)前檔案、在校期間檔案、畢業(yè)或結(jié)業(yè)后檔案。

1.學(xué)籍檔案

留學(xué)生學(xué)籍檔案包括非學(xué)歷進(jìn)修生學(xué)籍檔案和學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案兩類。非學(xué)歷進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍一般為:外國留學(xué)人員來華簽證申請(qǐng)表（JW202）、入學(xué)申請(qǐng)書、在讀證明或高中畢業(yè)證、在校成績單或高中成績單、護(hù)照復(fù)印件、通知書、居留許可復(fù)印件、日常管理記錄、體檢記錄、保險(xiǎn)記錄、成績單、漢語水平考試 (HSK) 成績單、中英結(jié)業(yè)證書、推薦信、轉(zhuǎn)學(xué)記錄、畢業(yè)去向表、聯(lián)系方式等。

學(xué)歷留學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔范圍比非學(xué)歷進(jìn)修生學(xué)籍檔案歸檔范圍大,除了非學(xué)歷進(jìn)修生學(xué)籍檔案所包括的內(nèi)容之外,還包括人才培養(yǎng)方案、在校獎(jiǎng)懲情況、各類協(xié)議證書復(fù)印件、學(xué)籍變更檔案、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、畢業(yè)證書等。

2.課堂教學(xué)與實(shí)踐檔案

歸檔范圍有語言證書、各專業(yè)的人才培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材使用計(jì)劃；任課教師一覽表、課表、考試安排表、教材選用審批表、考試試題及答案、典型教案、重要備課筆記、聽課記錄、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)總結(jié)、優(yōu)秀畢業(yè)論文等。

3.活動(dòng)檔案

歸檔范圍有在校期間的活動(dòng)資料，例如節(jié)慶活動(dòng)、志愿活動(dòng)、比賽記錄、交流座談等文字、照片、視頻資料等。

4.重大醫(yī)療事件及突發(fā)事件檔案

歸檔范圍包括醫(yī)療事件記錄、突發(fā)事件全程記錄。醫(yī)療記錄須包括掛號(hào)、門診、處方、手術(shù)同意書以及后續(xù)處理記錄等文字、圖片、視頻、官方文件等檔案。突發(fā)事件資料須包括事件起因、事發(fā)時(shí)的監(jiān)控錄像和視頻、在場(chǎng)人員的口供、事后的處理方法和結(jié)果等檔案。

5.校友檔案

歸檔范圍包括外國留學(xué)生的去向信息、就業(yè)單位、聯(lián)系方式、工作業(yè)績、榮譽(yù)等，這部分檔案需要校友會(huì)定期更新維護(hù)。

“雙高”建設(shè)下高職院校外國留學(xué)生檔案的重要價(jià)值

1.有利于提高外國留學(xué)生的教學(xué)服務(wù)和管理質(zhì)量

外國留學(xué)教學(xué)工作的特殊性在于外國留學(xué)生的文化、國籍、教育背景會(huì)對(duì)教學(xué)工作產(chǎn)生極大影響。以楊陵職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，2019屆留學(xué)生國籍均為柬埔寨籍，由于柬埔寨的高中畢業(yè)證頒發(fā)時(shí)間為10月，所以第一年的教學(xué)計(jì)劃就必須進(jìn)行全面調(diào)整。目前，高職院校外國留學(xué)生的工作起步不久，因此留學(xué)生的教學(xué)工作一直在根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整、完善，在兩到三屆外國留學(xué)生畢業(yè)之后，才能最終建立起合理的教學(xué)規(guī)章制度。而留學(xué)生檔案中關(guān)于文化國籍背景、語言水平、風(fēng)俗習(xí)慣、專業(yè)選擇、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等信息能為分班、專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案制訂、教學(xué)計(jì)劃制訂提供重要依據(jù)，推動(dòng)留學(xué)生教學(xué)服務(wù)和管理。

2.有利于推動(dòng)外國留學(xué)生管理工作的深入發(fā)展

外國留學(xué)生管理工作按過程包括招生宣傳、在校管理及校友聯(lián)絡(luò)。由于目前大部分外國留學(xué)生的入學(xué)意向?yàn)榇髮W(xué)，且國家對(duì)高職和大學(xué)的入學(xué)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定并未進(jìn)行區(qū)別。所以，外國留學(xué)生招生工作是高職院校的工作難點(diǎn)。對(duì)外國留學(xué)生檔案資料的統(tǒng)計(jì)和分析有助于制訂正確的招生政策。例如，對(duì)留學(xué)生國籍、生源地、專業(yè)選擇、就業(yè)等情況進(jìn)行分析，可判斷不同國家學(xué)生的留學(xué)目的，專業(yè)選擇偏好，可據(jù)此適當(dāng)調(diào)整招生政策，拓展留學(xué)生招生市場(chǎng)，提高入學(xué)率。另外，根據(jù)學(xué)生的生活及教學(xué)檔案，可以總結(jié)出不同國家、文化、種族、宗教背景的留學(xué)生特點(diǎn)，制訂合理的管理手段及措施，定期培訓(xùn)相關(guān)管理人員，防止產(chǎn)生不必要的矛盾和沖突，保證管理工作的順利進(jìn)行。

3.有利于促進(jìn)國際合作項(xiàng)目的多元發(fā)展

通過對(duì)留學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，高職院?？蛇m時(shí)開發(fā)相關(guān)國際合作項(xiàng)目。例如，如果某國籍留學(xué)生數(shù)量已經(jīng)形成規(guī)模，學(xué)?？蓪ふ疑吹貒抑髮W(xué)合作，開發(fā)2+X升本/碩項(xiàng)目，借此吸引更多生源地學(xué)生報(bào)考。另外，可尋找生源國家的企業(yè)共同開發(fā)校企合作訂單班，給留學(xué)生提供在原籍國實(shí)習(xí)、就業(yè)的機(jī)會(huì)。

4.有利于提升高職院校的國際影響力

留學(xué)生就是“民間大使”。學(xué)院可通過建立校友檔案，追蹤留學(xué)生畢業(yè)后去向，維持與畢業(yè)生的聯(lián)絡(luò)。如果某國籍校友數(shù)量較大，還可建立分支國家校友會(huì)，加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)學(xué)校的感情。在母校的不斷關(guān)懷下，畢業(yè)生會(huì)自發(fā)地宣傳母校，從而提升學(xué)校的國際影響力。

“雙高”建設(shè)下高職院校外國留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.忽視外國留學(xué)生檔案的特殊性

外國留學(xué)生檔案的特殊性在于，首先，外國留學(xué)生的來源復(fù)雜，人才培養(yǎng)方案多樣，管理方式特殊，所以檔案需要獨(dú)立歸檔保存。其次，不同于中國學(xué)生，外國留學(xué)生畢業(yè)后只會(huì)帶走畢業(yè)證，其他個(gè)人檔案仍存放在學(xué)校。第三，外國留學(xué)生工作屬于涉外事務(wù)，留學(xué)生所有資料都必須謹(jǐn)慎歸檔、留存?zhèn)洳?，尤其是醫(yī)療記錄、涉案情況、突發(fā)事件等檔案。第四，留學(xué)生檔案涉及多個(gè)語種，歸檔需要雙語標(biāo)注。這些特殊性對(duì)檔案管理產(chǎn)生了一系列影響，一是檔案數(shù)量激增，且新型檔案不斷，需要不斷改進(jìn)立卷歸檔規(guī)則。二是檔案查閱與利用頻率非常高，需要制訂嚴(yán)格的檔案系統(tǒng)錄入規(guī)則，注意雙語標(biāo)注，同時(shí)應(yīng)及時(shí)優(yōu)化檔案系統(tǒng)檢索功能。三是需制訂特殊的保密、保管期限。

2.檔案來源部門分散，缺乏統(tǒng)一的管理

外國留學(xué)生從招生、入學(xué)、考試、畢業(yè)、學(xué)習(xí)層次、學(xué)制等各方面與中國學(xué)生都有很大不同，所以留學(xué)生的教學(xué)及管理單位經(jīng)常涉及多個(gè)行政及教學(xué)部門；另外，留學(xué)生穩(wěn)定性較差，隨時(shí)可能休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)，因此較中國學(xué)生會(huì)更頻繁地產(chǎn)生檔案資料。然而，目前高職院校缺乏統(tǒng)一管理機(jī)制，導(dǎo)致了很多問題的產(chǎn)生。在制度方面，沒有將外國留學(xué)生檔案單獨(dú)歸檔，沒有形成統(tǒng)一的歸檔制度；流程方面，在檔案收集階段，檔案室沒有明確收集規(guī)則和立卷制度，上交的資料價(jià)值難辨。在檔案整理階段，各部門只是按照原有規(guī)則移交檔案，這導(dǎo)致留學(xué)生檔案最終分散在各部門的各類檔案資料中。最終給后期的檔案查閱、編纂、再利用等帶來很大困難。

3.檔案利用率低，影響外國留學(xué)生管理工作

目前的后期利用主要有下面一些情況：（1）個(gè)人查閱使用；（2）數(shù)據(jù)上報(bào)及統(tǒng)計(jì)使用；（3）編研使用；（4）招生宣傳使用；（5）校友資料查閱及補(bǔ)充。這些檔案利用行為都是外國留學(xué)生工作的日常部分。然而，高職院校的留學(xué)生檔案利用率非常低。當(dāng)某部門有檔案使用需求時(shí)，仍以聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門翻查其部門留存資料為主要方式，很少去檔案室進(jìn)行查閱。

“雙高”建設(shè)下高職院校外國留學(xué)生檔案管理建議

1.提高認(rèn)識(shí)，健全制度

留學(xué)生檔案管理是留學(xué)生管理的一部分，對(duì)促進(jìn)學(xué)校發(fā)展既有現(xiàn)實(shí)意義，又有歷史意義。高職院校應(yīng)在思想觀念，認(rèn)識(shí)上進(jìn)行改變，及時(shí)更新管理理念，針對(duì)留學(xué)生管理的特殊性，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，以便管理過程中有章可循，協(xié)同配合確保檔案管理制度的順利執(zhí)行。

2.協(xié)調(diào)分工，加強(qiáng)培訓(xùn)

高職院校檔案室作為檔案信息的保管部門，應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)指導(dǎo)外國留學(xué)生檔案來源部門的分工合作。由于各部門承擔(dān)著收集整理和上報(bào)的職責(zé)，對(duì)外國留學(xué)生檔案質(zhì)量起著決定性作用，所以檔案室應(yīng)該對(duì)各部門檔案人員進(jìn)行細(xì)致指導(dǎo)，并進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其檔案意識(shí)和工作水平。另外，外國留學(xué)生工作的主管部門一般為外事處，所以檔案部門在制訂檔案管理規(guī)定及培訓(xùn)部門檔案人員時(shí)，可以參考外事部門的意見。

3.制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

為了滿足高職院校檔案管理工作的發(fā)展需求，必須制訂一套標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)外國留學(xué)生檔案管理的制度，如采集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保管標(biāo)準(zhǔn)等，用標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)一步健全管理體制和完善管理規(guī)范。涉及相關(guān)工作的各部門檔案管理員可以參考相應(yīng)的檔案規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以便能做好每一步的管理工作，只有這樣，才能真正意義上地解決外國留學(xué)生檔案管理中存在的問題，檔案的管理質(zhì)量問題才能得以把控，檔案管理才能更好地為師生、學(xué)校服務(wù)。

4.推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案利用率

利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高應(yīng)用水平和工作效率是檔案管理的必然趨勢(shì)。目前我國有兩個(gè)官方外國留學(xué)生管理平臺(tái)：（1）來華留學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)。（2）全國來華留學(xué)信息管理平臺(tái)。這兩個(gè)系統(tǒng)涵蓋了來華留學(xué)工作中招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理、留華畢業(yè)生工作等四個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具備學(xué)籍管理、日常管理、教育質(zhì)量評(píng)估、留學(xué)生數(shù)據(jù)庫、留華畢業(yè)生檔案、留學(xué)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。高職院校在智慧校園建設(shè)中，可參考該平臺(tái)，規(guī)劃建設(shè)符合本校需求的外國留學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫或者平臺(tái)，將涉及外國留學(xué)生教育工作的部門納入進(jìn)來，通過設(shè)置不同的上傳、下載、查閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)外國留學(xué)生檔案信息的全過程利用和管理，提高外國留學(xué)生檔案信息的完整度、使用率和利用價(jià)值。

結(jié) 語

以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為代表的“雙高”建設(shè)單位作為高職院校的先鋒隊(duì)伍，應(yīng)善于在自我建設(shè)中不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，增強(qiáng)外國留學(xué)生檔案管理的意識(shí)，建設(shè)高水平的外國留學(xué)生檔案管理制度，為其他高職院校提供可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地推動(dòng)高職院校外國留學(xué)生教育事業(yè)的順利發(fā)展。

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作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院

責(zé)任編輯：楊子